Office Assistant (parttime)

Bedrijfsinfo

Een warme basis met internationale verankering

Deze organisatie is actief in een internationale productieomgeving waar correcte administratie, betrouwbare logistiek en kwaliteitsbewaking essentieel zijn. Het moederbedrijf is stevig ingebed in Australië en bouwt vandaag doelgericht verder aan een duurzame aanwezigheid in België. Geen overhaaste expansie, maar een doordachte uitbouw met aandacht voor structuur en continuïteit.

In Desselgem werkt een compact team: productie op site, een commerciële verantwoordelijke voor België en Nederland en een betrokken aandeelhouder die nauw meedenkt. De lijnen zijn kort, de communicatie direct en respectvol. Hier geen anonieme afdelingen, maar een kleinschalige samenwerking waar iedereen zichtbaar bijdraagt.

Wat deze werkomgeving typeert, is het belang dat wordt gehecht aan zorgvuldigheid, wederzijds vertrouwen en stabiliteit. Wie verantwoordelijkheid opneemt, krijgt ook het vertrouwen om zelfstandig te werken. Wie meedenkt, wordt gehoord.

Aanbod

Zekerheid, evenwicht en ruimte om te groeien

Deze functie wordt ingevuld voor 18 uur per week, gespreid over drie werkdagen. De concrete planning gebeurt in overleg, met respect voor wederzijdse verwachtingen. Dit maakt het mogelijk om werk en privé op een evenwichtige manier te combineren.

Je mag rekenen op een zorgvuldig samengesteld pakket:

• Een contract van onbepaalde duur of samenwerking op freelancebasis
• Een deeltijds werkregime van 18 uur per week, met overleg over de spreiding
• Mogelijkheid tot structureel thuiswerk, met minimum 5 uur aanwezigheid op kantoor per week
• Een marktconforme verloning, transparant bespreekbaar volgens ervaring
• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag
• Hospitalisatieverzekering
• Groepsverzekering
• GSM en laptop
• Vergoeding woon-werkverkeer

Belangrijker dan de voorwaarden is de context waarin je werkt:
Je maakt deel uit van een stabiele internationale structuur met duidelijke ambities. De functie kan op termijn uitbreiden naar voltijds, maar wie bewust deeltijds wil blijven werken, krijgt daar eveneens ruimte voor.

Je krijgt vertrouwen, autonomie en betrokkenheid, zonder overmatige controle of onnodige druk.

Functie

Zorg dragen voor structuur en continuïteit

Binnen de Belgische vestiging ben jij het administratieve aanspreekpunt. Dankzij jouw nauwkeurigheid en overzicht verlopen logistieke processen, financiële opvolging en klantcommunicatie correct en tijdig. Je bewaakt de samenhang tussen verschillende administratieve stromen.

Concreet betekent dit dat je:

• De volledige voorbereiding en opvolging van douanedocumenten en inklaringsformaliteiten zorgvuldig beheert, zodat goederen zonder vertraging geleverd worden.
• Professioneel contact onderhoudt met transportpartners, zoals DHL, en leveringsafspraken administratief bewaakt.
• Facturen correct verwerkt in Exact Online en openstaande betalingen opvolgt met aandacht voor detail.
• De loonadministratie ondersteunt in samenwerking met het sociaal secretariaat.
• Je bestellingen registreert en opvolgt binnen het CRM-systeem en administratieve ondersteuning biedt bij het opmaken van offertes.
• Eerste lijn telefonie en mailbox beheert en klanten professioneel te woord staat in een internationale context.
• Zorg draagt voor een correcte opvolging van dossiers, certificatie en documentatie.
• Praktische ondersteuning biedt waar nodig, zodat de dagelijkse werking ordelijk en efficiënt blijft verlopen.

Je werkt niet gefragmenteerd, maar met inzicht in het geheel. Je begrijpt hoe administratie, logistiek en commercie elkaar beïnvloeden en zorgt dat deze processen op elkaar afgestemd blijven.

Profiel

Een betrouwbare professional met oog voor mensen en detail

Deze functie vraagt een stabiele, zorgzame persoonlijkheid die zich comfortabel voelt in een kleinschalige werkomgeving.

Je brengt het volgende mee:

Opleiding en ervaring

• Een graduaat of gelijkwaardig door ervaring.
• Minstens twee jaar relevante ervaring in een administratieve functie.
• Ervaring binnen een internationale context is vereist.
• Kennis van douane-inklaring en bijhorende administratie is noodzakelijk.

Talenkennis & technische vaardigheden

• Een zeer goede kennis Nederlands en Engels. Een goede kennis Frans is een mooie meerwaarde.
• Ervaring met boekhoudsoftware; kennis van Exact Online is een sterke troef.
• Vertrouwd met CRM-systemen of bereid dit snel aan te leren.

Werkstijl en houding

• Je werkt gestructureerd en met aandacht voor detail.
• Je neemt initiatief, maar stemt steeds af met collega’s.
• Je communiceert helder en respectvol via verschillende kanalen.
• Je blijft rustig wanneer meerdere dossiers gelijktijdig aandacht vragen.
• Je voelt je verantwoordelijk voor correcte en zorgvuldige opvolging.

Je bent iemand die vertrouwen uitstraalt, die stabiliteit brengt en die graag langdurig betrokken blijft bij een organisatie waar samenwerking centraal staat.

Interesse? Reageer nu!

Wil jij jouw nauwkeurigheid en zorgzaamheid inzetten binnen een stabiele internationale context in Desselgem? Dan maken we graag kennis met jou. Solliciteer en ontdek hoe jouw rustige kracht het fundament van dit team verder kan versterken. 

We ontvangen graag jouw CV met motivatie via mail naar info@rockrecruitment.be.

Bekijk meer vaste bediendejobs uit alle niches op https://www.rockrecruitment.be/nl/vacatures.