Office Assistant

Bedrijfsinfo

Dit snelgroeiende hightechbedrijf ontwikkelt & fabriceert robots voor de apotheeksector. Ze zijn in Europa de belangrijkste speler en hebben wereldwijde groeiambities.

Door constante groei, zoeken ze ter versterking van hun team een Office & Administration Assistant.

Aanbod

• Je krijgt onmiddellijk een vast contract voor onbepaalde duur.
• Je komt terecht in een snelgroeiend, stabiel hightech bedrijf met internationale ambities.
• Het is een rustige werkplek zonder storende factoren.
• In het bedrijf werkt iedereen met de nodige structuur & beslissingen worden hier weloverwogen genomen.
• Voor elke opdracht wordt de nodige tijd voorzien, zodat je je taken nauwkeurig kan voorbereiden en afwerken.
• Je vervoegt een leuke, filevrije en collegiale werkomgeving.
• Je werkt met glijdende werkuren voor een goede work-life balance. Flexibiliteit naar verlof en werkuren in samenspraak met de collega’s.
• Het loon wordt aangevuld met leuke extra’s, waaronder maaltijdcheques, groepsverzekering, mogelijkheid tot fietsleasing.
• Een uitgebreide interne opleiding wordt voorzien.
• Jouw 26 verlofdagen zijn vrij in te plannen.

Functie

Projecten

• Je creeërt nieuwe projecten in de verschillende systemen & beheert de projectfacturatie van offerte tot verkoopsbevestiging (eigen programma, Odoo 11, SharePoint).
• Je staat in voor het opmaken en versturen van orderbevestigingen, in overleg met de Projectmanagers.

Sales

• Je maakt onderhoudscontracten op & verstuurt ze (Word, Odoo 11).
• Je bent in contact met Franse leasingmaatschappijen ifv ondertekende contracten.
• Je maakt diverse facturen en attesten op voor de klanten (binnen en buiten Europa).
• Je beantwoordt diverse vragen van klanten, via mail en telefoon (vnl in Frans).

Finance

• Je staat in voor de facturatie van onderhoudscontracten en licenties.
• Het opzetten van SEPA mandaten voor vooral Franse klanten en deze innen via de bankapplicatie (Odoo 11) maakt ook deel uit van je taken.
• Je stuurt rappels via mail en indien nodig belt klanten op, voornamelijk in het Frans.
• Je verstuurt Visa uitgiftestaten naar de collega over alle afdelingen en rapporteert aan Finance.

Office

• Je staat in voor het bijhouden van stock van het economaat/kantoormateriaal.
• Je bent verantwoordelijl voor het telefonische onthaal van leveranciers N/E, prospecten, inrichters en klanten (voornamelijk in het Frans).
• Je regelt onthaal van delegaties en prospecten vanuit het buitenland (boeken van vergaderzalen, middagmalen, hotels, TGV, vliegtuigen, taxi en restaurants).

Travel

• Je boekt hotels, tgv en huurautos voor de projectleiders, vertegenwoordigers, zaakvoerder en techniekers die wekelijks naar het buitenland gaan.
• Je zorgt voor het doorgeven van SIPSI aangiftes (sociale wetgeving Frankrijk).

Profiel

• Je hebt een secundair of hoger diploma richting administratie (of gelijkgesteld door ervaring).
• Je hebt zin voor orde & structuur en kan gemakkelijk prioriteiten stellen.
• Je hebt een degelijke pc kennis en kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook).
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Frans, dit zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent communicatief en een echte teamplayer.

Interesse? Reageer nu!

Neem gerust de tijd om na te denken over deze vacature en indien je interesse hebt, horen we het graag: RR004@rockrecruitment.be.

Ontdek meer vaste bediendejobs uit alle niches op onze website: Vacatures | Rock Recruitment